E-learn Weblog of Willem van Valkenburg

Gistermiddag was er ook nog een technische sessie over workflows met als titel "Workflow: magie of hype?". Binnen de TU zijn er allerlei initiatieven die zich bezighouden met workflows. Bij deze sessie waren niet alleen mensen van ICT, maar ook van de verschillende andere diensten (F&C, O&S, FMVG) aanwezig.

Wat bij deze sessie duidelijk naar voren kwam is dat je het proces en de organisatie duidelijk goed op orde moet hebben voordat je er aan begint. Als voorbeeld hiervan werden 10 symptomen van onvolwassen procesmanagement genoemd:

• actuele proceskennis zit voornamelijk in hoofden van mensen
• geen duidelijke end-to-end processen
• geen unieke proceseigenaar
• weinig inzicht in voortgang, status, workload en performance
• veel menselijke bottlenecks
• inconsistentie in de uitvoering
• weinig betrokkenheid personeel
• weinig ideeën voor procesverbetering
• wijzigingen vaak ad-hoc en ict-gedreven
• procesinrichting geen logische uitkomst van expliciete bedrijfsstrategie

Bovenstaande zaken zijn toch wel erg herkenbaar binnen onze organisatie, er valt dan ook nog heel wat te verbeteren. Probleem is echter dat vaak het bestaande proces wordt gedigitaliseerd in plaats van eerst het proces eens kritisch te bekijken en te optimaliseren.

Laura Stappershoef liet een voorbeeld van een proces zien, namelijk een nieuwe medewerker in dienst nemen. Als je ziet hoeveel mensen hierbij betrokken zijn en hoeveel formulieren en systemen hierbij betrokken zijn, is het niet vreemd dat er nog geen pc staat als de medewerker zijn eerste werkdag arriveert. Eén van de oplossing die genoemd, is om de medewerker eerst maar een paar dagen met verlof te sturen ;-)
Wat bij dit proces naar voren komt is dat er niet een duidelijke proceseigenaar is en niemand zich dus verantwoordelijk voelt voor een korte doorlooptijd en betere procesgang.

De conclusie is eigenlijk dat het invoeren van procesmanagement vooral geen ICT-zaak is, maar een multidisciplinaire aanpak vergt. Je hebt dus magie nodig om het te realiseren.