E-learn Weblog of Willem van Valkenburg

de userconference was de eerste keer dat ik iets van Stellent zag. De volgende zaken zijn mij opgevallen:

• Remmende voorsprong
  Stellent maakt nu langzaam de overgang van het beheer via een windowsprogramma naar volledig online alles kunnen beheren. Dat krijg je als je al 10 jaar bezig bent.
  
  
• Invloed op ontwikkeling
  Stellent is een groot Amerikaans bedrijf (120 milj. dollar omzet); de grootste klanten zijn internationale klanten zoals bijv. Vodafone. Je hebt daardoor als universiteit geen invloed welke richting het product op gaat.
  
  
• Web 2.0
  Stellent gaat goed met zijn tijd mee en hebben nu uitbreidingen met wiki's en weblogs. Ze deden wel af met de opmerking "je kan als bedrijf hier toch geen opensource software voor gebruiken". Die opmerking slaat echt nergens, vrijwel alle bedrijven maken wel gebruik van een open-source pakket, zoals linux en apache.
  
  
• Content
  Vrijwel alle content zet je als word-file in Stellent en hier hou ik persoonlijk niet zo van. Dit zorgt voor extra overhead en vertraging.
  
  
• Retention Management
  In het Stellent-product is veel aandacht voor "Retention Management". Dit gaat over hoe lang informatie bewaard moet blijven. Binnen Stellent zijn hier verschillende methodes waarop dit bepaald kan worden:
  • usage: als een item al 6 maanden niet meer bezocht is kan het verwijderd worden.
  • relevance: bijvoorbeeld om oude versies te verwijderen.
  • legal and audit holds: bijvoorbeeld nog 5 jaar na fiscaal jaar bewaren.
  Op het moment dat informatie verouderd is (afhankelijk van bovenstaande methode) zijn er ook weer verschillende mogelijkheden met wat er gebeurd met de content:
  • beheerder ontvangt e-mail om de content aan te passen
  • content wordt verplaatst naar archief
  • content wordt verwijderd.
  Dit zag er zeer volwassen en goed doordacht uit. Hier kunnen veel producten nog wat van leren.
  
  
• Metadata
  Het is mogelijk om via de interface bepaalde snapshots in te stellen, waarmee bepaalde metadata velden worden aangepast, bijvoorbeeld het veld "last accessed" of "hoeveel opgevraagd in de afgelopen 30 dagen".
  
  
• RSS-feeds
  Een leuke nieuwe functionaliteit is de mogelijkheid om voor search queries je op de rss-feed te abonneren, hierdoor kan je op de hoogte blijven van alle nieuwe content die voldoet aan je zoekopdracht.
  
  
• Workflow
  de workflow tool van Stellent ziet er erg goed uit. Interessante mogelijkheden zijn:
  • jump: je kan in een workflow overstappen naar een ander workflow of een subworkflow.
  • dynamic users: op basis van bepaalde logica de users toewijzen, bijvoorbeeld het item moet beoordeeld worden door de manager van de submitter.
  • dynamic groups: zelfde principe als bij users
  • Force approval authentication: gebruiker moet expliciet inloggen en daardoor goedkeuren.
  • release document form workflow
    
    
• Customer presentatie Rexam Plc.
  • Om echt wat te kunnen realiseren is het nodig om interne ontwikkelaars te hebben.
  • Voldoende training voor gebruikers is belangrijk.
  • Outsourcing only when you don't have time, you should always have the skills.
    
    
• WebServices
  in de nieuwe versie is het aantal webservices fors uitgebreid, hiermee kan je Stellen nog beter integreren met andere applicaties.
  
  
• Verschillende manieren om content online te zetten
  In de presentatie "50 Ways to check in Content" ging men in op de verschillende mogelijkheden hoe je content in Stellent kan plaatsen. Uiteindelijk bleken het er maar 26 te zijn. Marketing technisch, is het wel slim om dit zo neer te zetten. De voornaamste mogelijkheden zijn:
  • via webDAV
  • via online interface
  • via Windows programma (integratie in Windows Explorer, Outlook)
  • via e-mail
  Opvallend was dat ze eigenlijk alleen maar Windows als OS noemen en niet Mac en Linux.
  
  
• Security
  Belangrijkste hierbij is:
  • don't panic
  • people make your assets secure
  • consider security like risk management
  Security is een proces en geen product.
  In de authentication token van Stellent zit de username, hashed user password, IP, time, en Proxy Password. Dus dat is redelijk secure.

Al met al een zeer interessant congres wat betreft de kennismaking met Stellent, maar ook zeker interessant in een breder perspectief.